Schoonmaak plannen en aftekenen

Beheerder
Medewerker

Bij Schoonmaak staat elke dag wat er schoongemaakt moet worden, per plek of apparaat. Je team tekent af als het gedaan is, en Mepster legt vast wie dat deed en wanneer. Een beheerder richt de taken één keer in. Daarna komen ze vanzelf op de juiste dagen terug.

Schoonmaak staat los van de MEP-lijst. Het is een planning en registratie van het schoonmaakwerk, geen volledige HACCP-module: temperaturen, foto's en meldingen zitten er niet in.

Wie kan wat?

Iedereen in het team ziet onder Schoonmaak wat er vandaag moet en wat achterstallig is, tekent taken af en kan een eigen aftekening van vandaag ongedaan maken.
Beheerders zien daarnaast de tabbladen Historie en Beheer. Daar richten ze plekken en taken in, bekijken ze wat er is gedaan en gemist, downloaden ze een CSV-bestand en kunnen ze in Vandaag een aftekening van een collega van vandaag ongeldig verklaren.

Plekken toevoegen

Een plek is een ruimte, keukendeel of apparaat waar schoongemaakt wordt, zoals de Koelcel, Combi-oven 1 of de Spoelkeuken. Plekken zijn niet verplicht, maar maken de lijst overzichtelijk.

1Ga naar Schoonmaak en open het tabblad Beheer.
2Klik bij Plekken op Nieuwe plek, vul de naam in en klik op Plek toevoegen.

Met Hernoemen pas je de naam later aan. Eerdere registraties houden de naam van toen.

Een schoonmaaktaak toevoegen

1Klik in Beheer op Nieuwe taak.
2Vul de Naam in, bijvoorbeeld “Werkbanken ontvetten”. Bij Schoonmaakinstructie schrijf je eventueel hoe het moet, bijvoorbeeld “Leeghalen, ontvetten met allesreiniger, naspoelen en droogmaken.”
3Kies eventueel een Plek.
4Kies bij Herhaling wanneer de taak gedaan moet worden (zie hieronder). Onder de keuze staat in gewone woorden wat je hebt gekozen, bijvoorbeeld “Elke maandag en donderdag”.
5Kies eventueel een Verantwoordelijke en klik op Taak toevoegen.

De verantwoordelijke is ter informatie: iedereen in het team mag de taak aftekenen. Met Bewerken pas je een taak later aan. Een wijziging geldt vanaf vandaag; eerdere registraties blijven bewaard met de naam, instructie en plek van toen.

De vier soorten herhaling

Elke dag: kies Vaste dagen in de week en klik op Elke dag, zodat alle zeven dagen aan staan.
Vaste dagen: kies Vaste dagen in de week en zet de dagen aan, bijvoorbeeld maandag en donderdag voor de frituur. Met Werkdagen kies je maandag tot en met vrijdag, met Wissen begin je opnieuw.
Eén keer per maand: kies een dag van de 1e tot en met de 28e. Die dagen komen in elke maand voor.
Eenmalig op een datum: voor iets wat één keer moet, zoals de vriezer ontdooien. Zie hieronder.

Eenmalige taken

Kies bij Datum vandaag of een latere dag. Een datum in het verleden kan niet.
De taak staat alleen op die dag onder Vandaag, niet eerder, en komt daarna niet terug.
Zolang de datum nog in de toekomst ligt, kun je hem met Bewerken verplaatsen. De taak staat dan alleen op de nieuwe datum.
Vanaf de geplande dag liggen de datum en de herhaling vast; je ziet dan een slotje. Naam, instructie, plek en verantwoordelijke kun je nog wel aanpassen. Moet het nog een keer? Maak dan een nieuwe taak.
Niet gedaan op de dag zelf? Dan is de taak tot en met de dag erna achterstallig en daarna gemist.

Aftekenen

1Ga naar Schoonmaak. Je ziet meteen wat er vandaag openstaat.
2Tik op het rondje voor een taak die klaar is. De taak is afgetekend met jouw naam en de tijd van nu.

Wil je een opmerking meegeven, zoals “filter vervangen”? Tik dan op de naam van de taak. Je ziet de hele instructie, de plek en tot wanneer je kunt aftekenen. Vul bij Opmerking (optioneel) je opmerking in en klik op Aftekenen.

Naam en tijdstip vult Mepster zelf in. Aftekenen voor een collega kan dus niet, en tikt iemand anders tegelijk dezelfde taak af, dan telt maar één aftekening.

Openstaand, Afgerond en filters

Openstaand toont eerst Achterstallig en daarna Vandaag open, per plek. Afgerond toont wat er al is afgetekend, ook door collega's.
Bovenaan zie je hoeveel taken van vandaag gedaan zijn. Achterstallige taken van eerdere dagen tellen daarin niet mee.
Kies een Plek of zet Mijn taken aan om alleen de taken te zien waarvoor jij verantwoordelijk bent.
De pagina ververst ongeveer iedere 10 seconden, zolang hij zichtbaar is. Zo zie je het als een collega iets aftekent. Staat er een invoervenster open of loopt er een actie, dan wacht het verversen even. Met Vernieuwen ververs je zelf.

Ongedaan maken en corrigeren

Direct ongedaan maken: na het aftekenen staat onderin een balk, bijvoorbeeld “Afgetekend om 14:05”. Tik binnen ongeveer 15 seconden op Ongedaan maken. Je hoeft dan geen reden te geven.
Later op dezelfde dag: open Afgerond en klik bij je eigen aftekening op Ongedaan maken. Dan vul je een reden in, bijvoorbeeld “per ongeluk afgetekend”.
Correctie door een beheerder: is een taak niet (goed) gedaan, dan klikt een beheerder in Vandaag bij de aftekening van een collega op Ongeldig verklaren en vult een verplichte reden in. Dat kan bij aftekeningen van vandaag; die staan onder Afgerond.

Een aftekening wordt nooit gewist. De oorspronkelijke registratie blijft in de historie staan, met wie hem ongedaan maakte of ongeldig verklaarde, wanneer en waarom. De taak staat daarna weer open, zolang hij nog af te tekenen is. Corrigeren doe je in Vandaag, op de dag van de aftekening. In Historie kun je niets wijzigen.

Achterstallig en Gemist

Een taak die niet op de geplande dag is afgetekend, staat onder Achterstallig, met de geplande dag en tot wanneer je nog kunt aftekenen. Dat kan tot de dag vóór de volgende keer dat de taak gepland staat, en altijd minstens tot en met de dag erna. Daarna geldt de taak als Gemist. Dat is definitief: een gemiste taak kun je niet meer aftekenen.

Dagelijks: de taak van dinsdag kun je tot en met woensdag aftekenen.
Maandag en donderdag: de taak van maandag tot en met woensdag, die van donderdag tot en met zondag.
Elke maandag: tot en met de zondag erna.
Maandelijks op de 1e: tot en met de laatste dag van de maand.
Eenmalig: tot en met de dag na de datum.

Wordt de herhaling veranderd of de taak gearchiveerd, dan kan een openstaande taak van de oude planning nog tot en met de dag vóór die wijziging worden afgetekend, en altijd minstens tot en met de dag na de geplande dag. Wordt een taak te laat afgetekend, dan staat er in de historie Te laat gedaan. Een dag is een kalenderdag van 0:00 tot 24:00 uur Nederlandse tijd.

Historie bekijken

Alleen voor beheerders. Open in Schoonmaak het tabblad Historie. Je ziet per dag elke geplande taak met de uitkomst: Gedaan, Te laat gedaan, Gemist, Achterstallig of Open, met wie aftekende, wanneer en de opmerking.

1Kies bij Periode een van de vaste periodes, zoals Laatste 30 dagen, of Zelf kiezen met Van en Tot en met.
2Klik op Toon. Een periode is maximaal 93 dagen en loopt tot en met vandaag. Voor een langere periode bekijk je de historie in delen.
3Filter eventueel op Plek, Taak of Uitvoerder. Tik op de naam van een taak voor de instructie zoals die toen gold en alle aftekeningen en correcties.

De historie toont de naam, instructie en plek zoals ze op die dag waren, ook als je de taak later hebt aangepast of gearchiveerd. Een ongedaan gemaakte of ongeldig verklaarde aftekening telt niet mee als gedaan.

CSV downloaden

1Kies in Historie de periode en eventueel de filters.
2Klik op CSV downloaden. Het bestand bevat precies wat je op het scherm ziet en opent in Excel.

Elke aftekening staat op een eigen regel, met geplande datum, taak, plek, status, wie en wanneer, en de opmerking. Een taak zonder geldige aftekening krijgt een regel met de uitkomst, zoals Gemist. Bij een correctie horen daardoor meerdere regels bij één taak: de ongedaan gemaakte of ongeldig verklaarde aftekening met wie, wanneer en de reden, en daarna de geldige aftekening of de uitkomst. Tijden staan in Nederlandse tijd.

Archiveren in plaats van verwijderen

Een taak of plek verwijderen kan niet, zodat de historie compleet blijft. Is een taak niet meer nodig, klik dan in Beheer op Archiveren. Vanaf vandaag wordt de taak niet meer gepland; alles van eerder blijft in de historie staan.
Een gearchiveerde taak vind je bij het filter Gearchiveerd. Met Opnieuw activeren komt hij vanaf vandaag weer op de lijst. Bewerken kan pas na het activeren.
Een gearchiveerde plek kun je niet meer kiezen voor een taak. Taken die de plek al hebben, houden hem en blijven gewoon gepland.

Als je toegang is verlopen

Is je proefperiode afgelopen zonder abonnement, of is het abonnement gestopt, dan staat Mepster op alleen-lezen. Je kunt Vandaag en de historie nog bekijken en de CSV downloaden. Aftekenen, ongedaan maken en wijzigingen in Beheer kunnen dan niet, tot er weer een abonnement loopt.