“Is de frituur deze week al verschoond?”
Het schoonmaakrooster hangt op de deur van de koelcel, half doorgestreept en met een vlek erop. Of de afzuigkap dinsdag is gedaan, weet niemand zeker. Wie het deed, is vandaag vrij.
In Mepster staat het schoonmaakwerk op de dag dat het moet gebeuren. Wie het doet, tekent af en Mepster legt vast wie dat was en wanneer.
Vier manieren om een taak te plannen
Een beheerder zet de taken klaar. Daarna komen ze vanzelf op de juiste dag terug, zonder dat iemand een lijst hoeft aan te maken.
Elke dag
Werkbanken ontvetten, snijplanken reinigen, de vloer van de keuken. Wat elke dag moet, staat elke dag klaar.
Op vaste dagen
Kies zelf de weekdagen, bijvoorbeeld de frituur verschonen op maandag en donderdag, of de afzuigkap op werkdagen.
Eén keer per maand
Een vaste dag van de maand, van de 1e tot en met de 28e. Bijvoorbeeld de koelcel helemaal leeghalen en schoonmaken.
Eenmalig op een datum
Voor iets wat één keer moet, zoals de vriezer ontdooien voor een levering. De taak verschijnt pas op die dag.
Plekken en instructies
Per plek of apparaat, met de instructie erbij
Koppel een taak aan een plek, zoals de koelcel, de frituur, combi-oven 1 of de spoelkeuken. Op het scherm staan de taken per plek bij elkaar.
- Schrijf erbij hoe het moet, bijvoorbeeld “leeghalen, ontvetten met allesreiniger, naspoelen en droogmaken”. Wie de taak opent, ziet de hele instructie.
- Kies eventueel een verantwoordelijke. Dat is ter informatie: iedereen in het team mag de taak aftekenen.
- Met het filter Mijn taken zie je alleen de taken waarvoor jij verantwoordelijk bent.
Aftekenen
Eén tik, met naam en tijdstip
Klaar met de werkbanken? Tik op het rondje bij de taak. Mepster legt vast wie er aftekende en hoe laat. Dat vul je niet zelf in, dus het klopt altijd.
- Iets te melden? Open de taak en geef een korte opmerking mee, zoals “filter vervangen”.
- Bovenaan staan twee tabbladen: Openstaand met wat er nog moet, en Afgerond met wat er al is gedaan, ook door collega’s.
- De lijst ververst ongeveer iedere 10 seconden zolang hij op het scherm staat. Tekent een collega op de andere tablet af, dan zie je dat vanzelf.
- Per ongeluk afgetekend? Direct daarna maak je het met één tik ongedaan.
Achterstallig
Niet gelukt vandaag? Dan blijft de taak staan
Een taak die niet op de geplande dag is afgetekend, staat bovenaan onder Achterstallig. Daarbij zie je tot wanneer hij nog af te tekenen is: tot de dag voor de volgende keer, en altijd minstens tot en met de dag erna. Daarna geldt de taak als gemist.
- Een dagelijkse taak van gisteren teken je vandaag nog af. Morgen geldt hij als gemist.
- Een maandelijkse taak blijft achterstallig tot de dag voor de volgende keer.
- Te laat afgetekend? Dan staat in de historie Te laat gedaan, met de dag van aftekenen.
Historie
Wat er gepland, gedaan, gemist en gecorrigeerd is
Als beheerder bekijk je per periode van maximaal 93 dagen elke geplande taak met haar uitkomst: Gedaan, Te laat gedaan, Gemist of nog open. Filter op plek, taak of op wie er aftekende.
- Een aftekening wordt nooit gewist. Is iets ongedaan gemaakt of door een beheerder ongeldig verklaard, dan blijft dat zichtbaar, met wie het deed, wanneer en de reden.
- Pas je later een taak aan, dan houden eerdere dagen de naam, instructie en plek van toen.
- Een taak die niet meer nodig is, archiveer je. Hij komt dan niet meer op de lijst, maar alles van eerder blijft in de historie staan.
CSV downloaden
De gekozen periode als bestand voor Excel
Met CSV downloaden zet je precies wat je in de historie ziet in een bestand: de gekozen periode met de filters die je hebt ingesteld. Handig om te bewaren of te laten zien.
- Per aftekening een regel met geplande datum, taak, plek, status, wie en wanneer, en de opmerking. Een taak zonder aftekening krijgt een regel met de uitkomst, zoals Gemist.
- Bij een correctie staan beide regels erin: de ongedaan gemaakte of ongeldig verklaarde aftekening, met de reden, en daarna de geldige aftekening of de uitkomst.
Planning en registratie, niet meer en niet minder
Schoonmaak helpt je het schoonmaakwerk te verdelen en vast te leggen wie wat wanneer heeft gedaan. Het is geen volledige HACCP-module: temperaturen, foto's en automatische meldingen zitten er niet in. Prepwerk zet je op de MEP-lijst; Schoonmaak staat daar los van.
Stap voor stap in de handleiding: Schoonmaak plannen en aftekenen.
Vragen over Schoonmaak
Is dit een HACCP-module?
Nee. Met Schoonmaak plan je het schoonmaakwerk en leg je vast wie wat wanneer heeft afgetekend. Het vervangt je eigen voedselveiligheidsplan niet, en temperaturen registreren kan in Mepster niet.
Kan een medewerker aftekenen voor een collega?
Nee. Wie aftekent, staat met eigen naam en het tijdstip van aftekenen in de registratie. Dat vult Mepster zelf in. Iedereen in het team mag een taak aftekenen, ook als er een ander verantwoordelijk voor is.
Krijgen we een melding als iets niet gedaan is?
Nee, Mepster stuurt geen meldingen. Wat nog moet, staat onder Openstaand, met de achterstallige taken bovenaan. Een beheerder ziet in de historie wat er gemist is.
Kunnen we een foto toevoegen als bewijs?
Nee. Bij het aftekenen kun je wel een korte opmerking meegeven, bijvoorbeeld “filter vervangen” of “ontkalker bijna op”.
Wie ziet de historie?
Alleen beheerders. Zij richten ook de plekken en taken in. Medewerkers zien wat er vandaag moet en tekenen af.
Kost Schoonmaak extra?
Nee. Schoonmaak zit in hetzelfde abonnement als de rest van Mepster: € 39 per maand of € 390 per jaar, exclusief btw. Je probeert eerst 30 dagen gratis met je hele team, zonder betaalgegevens. Meer bij prijzen.